Dwie współprace z agencjami zajmującymi się AI. Dwa niedokończone projekty. A pomiędzy nimi ja, zespół i proces sprzedaży, który przecież nie mógł czekać.
Chciałam usprawnić odpowiadanie na zapytania klientów. Zależało mi na rozwiązaniu dopasowanym do tego, jak pracujemy i co sprzedajemy. Miałam za sobą lata doświadczenia w zarządzaniu i sprzedaży. Szukałam partnera, który pomoże przełożyć tę wiedzę na działający proces.
Po tych doświadczeniach znacznie uważniej wybieram osoby do współpracy. Sprawdzam, czy zanim zaproponują rozwiązanie, potrafią mnie wysłuchać.
„To łatwy projekt” usłyszałam za wcześnie
Pierwsza agencja rozpoczęła pracę, ale po pojawieniu się problemów wycofała się ze współpracy. Poleciła mi kolejną.
Przy drugim podejściu usłyszałam, że projekt jest prosty i można go zrealizować. Zapłaciłam pierwszą transzę. Miałam jednak poczucie, że moje wyjaśnienia dotyczące procesu sprzedaży nie zostały wystarczająco uważnie wysłuchane.
Trudności pojawiły się przy integracji z systemem rezerwacyjnym. Informacja, że system ma API, została potraktowana jako wystarczająca podstawa do zaplanowania połączenia. Dopiero później okazało się, że w tym wdrożeniu nie udaje się uzyskać potrzebnych danych.
Ostatecznie zaproponowano mi prostszą automatyzację. Podobne rozwiązanie zdążyłam już przygotować sama, czekając na realizację.
To była dla mnie kosztowna lekcja: zanim ktoś obieca wdrożenie, powinien sprawdzić, czy najważniejszy element rzeczywiście zadziała. W moim przypadku takim sprawdzianem byłoby pobranie potrzebnych danych i przetestowanie ich na konkretnym zapytaniu klienta.
Zaczęłam budować z tego, co znałam najlepiej
Znałam naszą ofertę. Wiedziałam, o co pytają klienci, czego się obawiają i w którym momencie rozmowa wymaga większej uważności.
Na tej podstawie zbudowałam w ChatGPT narzędzia wspierające przygotowywanie odpowiedzi na zapytania ofertowe. Udostępniłam je zespołowi i uczyłam ludzi, jak z nich korzystać.
To nie było to samo co planowana integracja z systemem rezerwacyjnym. Rozwiązywało jednak część problemu, z którym mierzyliśmy się każdego dnia.
Chciałam, żeby zespół rozumiał, po co sięga po AI. Jakie informacje powinien dostarczyć? Co sprawdzić w odpowiedzi? Kiedy tekst wymaga poprawy, bo brzmi poprawnie, ale rozmija się z potrzebą klienta?
W sprzedaży samo sprawne przygotowanie wiadomości nie wystarcza. Trzeba jeszcze wiedzieć, do kogo się pisze.
Dostęp do narzędzia to początek pracy z zespołem
Można kupić firmowy abonament AI i nadal nie zmienić sposobu pracy.
Jeżeli pracownik nie wie, jak wykorzystać narzędzie w swojej codzienności, będzie eksperymentował po omacku albo wróci do poprzednich przyzwyczajeń. Nie oczekuję, że sam dostęp do konta nauczy go prowadzić lepszą rozmowę sprzedażową.
Dlatego widzę tu dużą odpowiedzialność lidera. Ktoś musi połączyć strategię firmy z praktyką zespołu: pokazać zastosowania na prawdziwych zadaniach, omówić nietrafione odpowiedzi i ustalić, czego nie wolno wysłać bez sprawdzenia.
Tę rolę może pełnić przygotowana osoba wewnątrz firmy lub partner z zewnątrz. Ważne, żeby praca nie kończyła się na przekazaniu loginów i jednym szkoleniu.
Każde pytanie klienta może poprawić nasz sposób pracy
Pamiętam zdziwienie podczas jednej ze współprac, kiedy zapytałam, jak często będziemy aktualizować przygotowane rozwiązanie.
Dla mnie to naturalne pytanie. Oferta się zmienia. Klienci przynoszą kolejne wątpliwości. Zespół zbiera doświadczenia.
Regularnie uzupełniam instrukcje i wiedzę, z których korzystają moje narzędzia AI. Wracam do materiałów, sprawdzam nowe informacje i wyciągam wnioski z rozmów. Kiedy klient zadaje pytanie, którego wcześniej nie przewidziałam, mam kolejny powód, żeby coś dopracować.
Nie zakładam przy tym, że narzędzie samo nauczy się wszystkiego z każdej rozmowy. To ja wybieram, co warto dodać, co poprawić i co przestało być aktualne.
Nie chcę rozwiązania, które raz przygotowane będzie bez końca powtarzać te same odpowiedzi.
Kelner czy podawacz?
W restauracji bardzo wyraźnie czuję różnicę między obsługą a samym podawaniem.
Ktoś może przynieść danie zgodnie z zamówieniem. A może też zauważyć, że gość się waha, dopytać o jego upodobania i pomóc mu wybrać.
Podobnie patrzę na sprzedaż. Przesłanie oferty nie zawsze oznacza, że zaopiekowaliśmy się zapytaniem.
Para planująca wesele może pytać o cenę, ale za tym pytaniem kryje się także obawa, czy dobrze wybierze miejsce na ważny dzień. Osoba organizująca wydarzenie firmowe może potrzebować pewności, że sprosta oczekiwaniom przełożonych i gości.
Jeśli odpowiemy każdemu tym samym tekstem o zaletach naszego obiektu, możemy przeoczyć to, co dla tej konkretnej osoby jest najważniejsze.
AI ma pomagać zespołowi przygotować trafniejszą odpowiedź. Odpowiedzialność za nią nadal pozostaje po naszej stronie.
Nadal chcę współpracować z ludźmi, którzy słuchają
Moje doświadczenia nie oznaczają, że każda firma powinna samodzielnie budować wszystkie integracje. Są zadania wymagające wiedzy technicznej, testów i specjalistycznej opieki.
Mam też dobre doświadczenia. Jedną z osób, które cenię za podejście do współpracy, jest Marcin Dąbrowski, związany z 3SOFT i projektem Obywatel Bielik.
W kontakcie z Marcinem szczególnie doceniłam umiejętność słuchania. Przy moim doświadczeniu w biznesie potrzebuję przestrzeni, żeby opowiedzieć, jak działa sprzedaż, co już sprawdziliśmy i na czym naprawdę nam zależy. Chcę mieć poczucie, że ta wiedza jest brana pod uwagę.
Dlatego nadal widzę dużą wartość we współpracy ze specjalistami. Szukam ludzi, którzy potrafią połączyć swoje kompetencje techniczne z uważnością na doświadczenie osoby po drugiej stronie.
Dziś przed rozpoczęciem współpracy zapytałabym:
- Jak sprawdzimy, czy potrzebne dane są rzeczywiście dostępne?
- Który fragment procesu przetestujemy jako pierwszy?
- Po czym wspólnie poznamy, że rozwiązanie działa?
- Kto nauczy zespół korzystać z niego i sprawdzać odpowiedzi?
- Kto będzie później aktualizował instrukcje i bazę wiedzy?
- Czy firma zachowa dostęp do kont, dokumentacji i przygotowanych materiałów?
Chcę znać odpowiedzi, zanim przejdziemy do dużego wdrożenia.
Spotkajmy się na HMC
Technologia, która zarabia. O tym porozmawiamy w Radomiu
Te doświadczenia zabieram ze sobą na VIII Kongres Hotel Management. 1 października 2026 w Hilton Garden Inn Radom wezmę udział jako panelistka w debacie „Technologia, która zarabia. Dlaczego zakup technologii bez jasnego celu to pułapka finansowa?”.
Według programu debata odbędzie się w godzinach 12:45–13:15.
Chcę wnieść do tej rozmowy perspektywę osoby, która odpowiadała za sprzedaż, zamawiała wdrożenie i uczyła zespół korzystania z AI. Interesuje mnie odpowiedzialność po obu stronach: dostawcy, który obiecuje rozwiązanie, i firmy, która ma później z nim pracować.
Będziemy rozmawiać o błędach we wdrożeniach, oczekiwanych efektach oraz o tym, które decyzje warto wspierać technologią, a których nie powinniśmy oddawać jej bez kontroli człowieka.
Zobacz program i informacje o zapisach na Kongres Hotel Management.
W centrum tej pracy jest klient
Najwięcej wniosło u mnie połączenie znajomości sprzedaży z uczeniem zespołu korzystania z AI.
Narzędzie powinno odpowiadać naszej strategii. Żeby tak było, musimy sami ją rozumieć i umieć przełożyć na codzienne decyzje.
Bo po drugiej stronie zapytania jest człowiek. Z własną historią, oczekiwaniami i czasem z obawą, której jeszcze nie nazwał. Chcę, żeby nasze odpowiedzi pokazywały, że go usłyszeliśmy.
Jeśli chcesz przyjrzeć się wykorzystaniu AI w swoim procesie sprzedaży, zapraszam na Konsultację Aktywującą. Zaczniemy od konkretnego problemu w Twojej firmie.
Poznaj Konsultację Aktywującą